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Invoice-Manager Purchase-to-Pay -System zur Automatisierung
 Awara Invoice-Manager
Die ultimative Lösung zum Verwalten von Eingangsrechnungen und Verbindlichkeiten Machen Sie Ihre Purchase-to-Pay-Prozesse zu einer bedeutenden Kosteneinsparung! Durch die Automatisierung Ihrer Eingangsrechnungsprozesse, Verweise zur Kreditorenbuchhaltung und automatische Zahlungen über Banken erreichen Sie wichtige Einsparungen. IFRS-Ready Das Invoice-Manager-System von Awara ist auf dem russischen Markt einzigartig, da spezielle Leistungsmerkmale eigens dazu entwickelt wurden, die Geschäftsprozesse in Russland und IFRS (international financial reporting) zu unterstützen. [Back to top] 
Invoice-Manager Der Awara Invoice-Manager, ein erstklassiges Purchase-to-Pay-Managementsystem, ist eine Lösung, die das Empfangen und Verarbeiten von Eingangsrechnungen überwiegend automatisiert. Das System leitet den ganzen Prozess: angefangen bei der Bestellung von Lieferungen und Diensten und Verarbeitung von Rechnungen und schließlich die Bezahlung und Buchhaltung der Transaktionen. Ihr Unternehmen kann mit dem Invoice-Manager beachtliche Einsparungen erzielen: durch eine bessere Sichtbarkeit von Schulden, eine höhere Effizienz bei der Rechnungsabwicklung und dem Work-Flow (Arbeitsfluss) sowie durch das Wegfallen von vielfachen Dateneinträgen per Hand und den damit verbundenen Fehlern. Ihr Unternehmen wird durch Frühzahlerrabatte von den verbesserten Beziehungen zu den Lieferanten wie auch von den rechtzeitig durchgeführten Zahlungen profitieren. Das termingerechte Zusammenstellen von Belegen und Genehmigungen erlaubt das Abziehen von Ausgaben ohne Verzögerung und führt zu einer direkten Einsparung im reduzierten Gewinn. Der Rechnungsmanager ist in vier Blöcke aufgeteilt, wodurch das System leicht zu verstehen und zu nutzen ist: Der Invoice-Greeter verwaltet den Eingang von Rechnungen; der Invoice-Guard speichert die Rechnungen und sorgt während der Verarbeitung für Sicherheit; der Invoice-Escort verwaltet die Verweise zu Bankschaltersystemen; und der Invoice-Manager ist schließlich ein gewandtes und flexibles Werkzeug für die Verständigung und Berichterstattung. [Zurück nach oben] 
Invoice-Greeter Der Awara Invoice-Greeter heißt Eingangsrechnungen und andere Verbindlichkeiten in der "Vollpension" für Verbindlichkeiten Willkommen. Er nimmt Rechnungen entgegen, analysiert diese, strukturiert und transformiert sie in ein einheitliches Format für die weitere Verarbeitung. Alle relevanten Informationen werden automatisch aus den Rechnungen und anderen Verbindlichkeiten gesammelt. Der Invoice-Greeter nimmt Rechnungen mit beliebigem Format entgegen:
Eine Option zum Konvertieren von Rechnungen in digitale Daten zur automatische Verarbeitung ist die Digitalisierung. Rechnungen auf Papier können digitalisiert und anschließend Verträgen, Aufträgen, Zahlungsaufforderungen sowie den allgemeinen Aufzeichnungen im Hauptbuch (bei der Buchhaltung in Russland unbedingt erforderlich) angehängt werden. Diese Funktion verhilft Ihnen zu Einsparungen, da sie die Arbeitsbelastung erheblich senkt, indem sie für alle Seiten des Purchase-to-Pay-Vorgangs präzise Informationen bereitstellt. Der Invoice-Greeter verarbeitet alle Arten von Verbindlichkeiten:
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Invoice-Guard Der Awara Invoice-Guard speichert die Rechnungen im System, um eine weitere effiziente Verarbeitung zu gewährleisten. Jeder Rechnung werden Benutzerrechte, Kennwörter und Verschlüsselungen zugewiesen. Sie ist bereit, durch Ihre Firmennetzwerke und das Internet zu zirkulieren. Die zentralisierte Speicherung von Rechnungen, auf die überall auf der Welt zugegriffen werden kann, ist eines der Schlüsselelemente für die reibungslose Verarbeitung von Verbindlichkeiten. Die Vermeidung von zeitaufwendigen sich periodisch wiederholenden Einträgen per Hand macht den Purchase-to-Pay-Vorgang viel effizienter. Der Awara Invoice-Guard sorgt dafür, dass fällige Rechnungsbeträge überall und immer verfügbar sind, was zu einer Vereinfachung und merklichen Kosteneinsparung führt. Das macht es beispielsweise für die Gruppenfinanzsteuerung sehr einfach, die Ausgaben zu überwachen. Auftragsanpassung Der Invoice-Guard stimmt außerdem eingehende Rechnungen mit Aufträgen und Verträgen ab. Während die relevanten Daten von Rechnungen gespeichert werden, wird gleichzeitig ein Arbeitsgang zum Überprüfen und Anpassen gestartet, der folgende normalerweise zeitaufwendige Aufgaben durchführt: Klassifizierung der Rechnung, Weiterleitung an die zuständige Person oder Abteilung, anschließende Anpassung des Vertrags und/oder des Auftrags, Überprüfung der Verfügbarkeit von Lieferscheinen, Bestätigungen und Genehmigungen. Im Gegensatz zu den westlichen Vorschriften zeichnet die Finanzverwaltung in Russland gewöhnlich keine Aufträge auf. Aus diesem Grund bietet unser Invoice-Guard eigens ein Auftragsverwaltungsmodul, das sicherstellt, dass alle Vorteile, die der Invoice-Manager bietet, von jeder beliebigen Finanzabteilung in Russland verwendet werden können. Ein Beispiel: Am Ende des Workflow-Kette fordert die russische Buchhaltung die Verfügbarkeit von Belegen. Der Invoice-Guard stellt Dokumente zur Verfügung, die für die analytische und internationale Berichterstattung ebenfalls erforderlich sind. Merkmale:
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Invoice-Escort Nachdem Rechnungen erst einmal gespeichert wurden, sorgt der Invoice-Escort dafür, dass die Rechnungen in optimaler Weise in Ihrem System bleiben. Der Invoice-Escort ermöglicht eine reibungslose Verbindung zu allen im Allgemeinen benutzten Buchhaltungs- und ERP-Systemen. Im Invoice-Escort werden automatisch Zahlungsaufträge erstellt und an Ihr EPR-/Buchhaltungssystem oder aber direkt an eine Bank-Anwendung weitergeleitet. Der Invoice-Escort wurde dazu erdacht, effektiv wie möglich mit Rechnungen und anderen Verbindlichkeiten zu arbeiten. Er leitet Rechnungen durch zahlreiche Überprüfungs- und Genehmigungsverfahren, die überall auf der Welt auftreten können, und sorgt dafür, dass weder Zeit noch Kosten darauf verwendet werden müssen, die Rechnungen oder andere Verbindlichkeiten zur Zahlung zu bringen. Der Invoice-Escort erlaubt das Erstellen von Verweisen und Überweisungen zwischen Kreditorenbuchhaltung und Banken. Dadurch lassen sich doppelte und dreifache Einträge vermeiden, da der Invoice-Escort die Verweise und Überweisungen an Untersysteme weitergibt. Dieses System sorgt außerdem dafür, dass eine angemessene AP/GL-Kontenkodierung und Zuteilungen stattfinden. Besonderheiten:
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Invoice-Messenger Der Invoice-Manager verwendet eine vielseitige und flexible Berichterstattungsplattform, den Invoice-Messenger. Dieses System sorgt für einen fehlerfreien Informationsfluss während aller Stadien der Rechnungsverarbeitung. Der Invoice-Messenger stellt eine große Spanne von vorgefertigten Berichten zur Verfügung und bietet eine hochmoderne Berichterstattungsausrüstung. Der Invoice-Messenger unterstützt außerdem durch Geräte wie iPhone, Blackberry, Nokia und andere eine mobile Verbindungsfähigkeit. Diese wiederum sorgt für eine große Flexibilität beim Organisieren von Zeit und Arbeit, was wiederum zu einer verbesserten Effektivität und Kosteneinsparungen führt.
Merkmale:
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Welche Vorteile hat die Verwendung des Invoice-Manager? Die Verwendung des Invoice-Manager steigert durch eine erhebliche Verkürzung der Verarbeitungs- und Zykluszeit die Wahrscheinlichkeit, Frühzahlerrabatte von Lieferanten wahrnehmen zu können. Der Awara Invoice-Manager integriert sich direkt mit Ihrer Kreditorenbuchhaltung, Ihrem Hauptbuch, Ihrer Bank und anderen Finanzverwaltungssystemen. Die Einführung des Invoice-Manager in Ihre Finanzsysteme erlaubt eine erhebliche Kostenersparnis, erhöhte Effizienz bei Ankäufen und Verbindlichkeiten, verbesserte Kontrolle und exaktere Planung und Berichterstattung, bedingt durch die Ermöglichung von teilweiser IFRS- oder einer ähnlichen größtenteils automatisierten Berichterstattung. Die "physische" Bewegung von Eingangsrechnungen für die Genehmigung und zur Kontrolle wird praktisch abgeschafft. Der Invoice-Manager speichert diese Bewegungen in seiner Geschichte und spart dadurch Kosten und beschleunigt zugleich die Informationsübertragung.
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Entscheidende Merkmale des Invoice-Manager
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